Como usar o sistema

Forte Serralheria. Leia uma vez, do começo ao fim — leva cinco minutos. Depois use esta página só pra consultar o que esquecer.

0. O menu

No computador, o menu fica na coluna da esquerda; no celular, no botão ☰ no canto de cima. É dividido em Dia a dia (Hoje, Orçamentos, Produção, Clientes), Gestão (Dinheiro, Pessoal), Cadastros (os módulos que vocês criam) e Sistema (Histórico, Acessos). O que está aberto fica marcado em laranja.

1. Cada pessoa tem o seu login

Não é uma senha só pra todo mundo. Cada um entra com o seu nome, e o sistema mostra pra cada pessoa só o que ela precisa pra trabalhar.

Entrou gente nova? No menu Acessos, "+ Novo acesso": nome, usuário e o que a pessoa vai ver. Sai uma senha temporária pra você passar; no primeiro login ela cria a dela. Alguém saiu? No mesmo lugar, "Desativar" — para de entrar na hora, e tudo que ela fez continua no histórico com o nome dela. Ninguém é apagado. O Pedro Henrique cria qualquer tipo de acesso; a Emanuelly cria só de pessoal e de produção.

2. O caminho normal de um serviço

É sempre o mesmo, do primeiro contato até o dinheiro entrar:

1. Chegou pedido de orçamento? Anota na hora. Em Orçamentos, "+ Anotar pedido": cliente, o que é pra orçar, quando pediu e até quando responder (o sistema sugere 3 dias). Vale pra qualquer pedido — pelo WhatsApp, por telefone, na porta — mesmo que não precise ir lá. Tem que ir lá medir? Preenche o dia e a hora da visita no mesmo pedido, e o endereço da obra (vazio, vale o do cadastro). A fila inteira fica no topo da tela Hoje, com o telefone (abre o WhatsApp) e o endereço (abre o mapa): vermelho é prazo vencido ou visita que passou; amarelo é o que está esperando há 3 dias ou mais. Na obra, "+ Foto" guarda a foto do lugar. Na hora de orçar: "Fazer o orçamento" cria o orçamento já com o cliente e o que era pra orçar — e a foto vai junto. Não vai sair? "não vai fazer", com o motivo — fica registrado, não some. O pedido só sai da fila quando alguém resolve; e o orçamento que foi começado e não enviado ao cliente também aparece ali, com quantos dias está parado. A tela Orçamentos mostra as duas coisas juntas — em cima o que falta orçar, embaixo o que já foi orçado — e o campo Procurar lá em cima acha nas duas listas por cliente, serviço ou número (não precisa de acento: "portao" acha "Portão").
2. Faz o orçamento — em Orçamentos, "+ Novo orçamento". No campo Cliente, digite o nome ou o telefone: se ele já existe, aparece na lista, é só clicar. Não apareceu? "+ Cadastrar cliente novo" ali mesmo — nome e telefone com DDD bastam (é esse telefone que vai abrir o WhatsApp) — e você volta pro orçamento com ele já escolhido. Se o telefone já for de alguém cadastrado, o sistema avisa e pergunta se é a mesma pessoa. Descreva o serviço e salve. (Cliente também pode ser cadastrado direto na aba Clientes.)
3. Lança os itens — na ficha do orçamento que abre, use "+ Item" pra cada coisa (portão, grade, instalação…) com quantidade e valor — o total soma sozinho. Em Editar você preenche condições de pagamento, prazo de entrega e validade: tudo isso sai na folha e na mensagem. "+ Foto / arquivo" guarda no orçamento a foto do local, o vídeo e o orçamento feito na folha com desenho (tira foto ou escaneia em PDF) — fica tudo ali, e quando o orçamento vira serviço aparece na produção também.
4. Manda pro cliente — na mesma ficha: "Mandar no WhatsApp" monta a mensagem pronta com os itens e o total (você confere e ajusta antes), ou "Imprimir / PDF" gera a folha do orçamento pra imprimir ou salvar. Aí marque "Marcar enviado".
5. Cliente aprovou? Clica em "Aprovar e produzir". Ele vira um serviço na fábrica sozinho — não precisa digitar tudo de novo. Recusou? "Cliente recusou", pra ficar registrado. Aprovou por engano? Apague o serviço (na ficha dele) — o orçamento volta pra "enviado".
6. A fábrica toca — quem acompanha a produção (Emanuelly ou Pedro Henrique) vai movendo o serviço nas etapas, em Produção: Aguardando → Corte e solda → Pintura → Instalação → Entregue. É só apertar a seta. O sistema guarda quem moveu e quando. Clicou no cartão, abre o serviço (editar, recebimento, foto, nota). Muito serviço no quadro? O campo Procurar em cima filtra por cliente, serviço ou número da OS; "incluir entregues" traz os que já saíram. Dentro do serviço, "+ Foto / arquivo" guarda a foto da peça pronta e da instalação; as fotos do orçamento já aparecem lá, marcadas "do orçamento".
7. Lança o que o cliente pagou — abre o serviço e usa "+ Recebimento". Pode ser a entrada agora e o saldo depois; cada parcela é uma linha.
8. Serviço rápido de balcão (corte, solda, coisa que o cliente paga e leva na hora): em Dinheiro, "+ Serviço rápido". Só diz o que foi feito e o valor — não precisa cadastrar cliente nem fazer orçamento. O nome de quem pagou é opcional. Entra no "Entrou no mês" e na lista de recebimentos.
9. Sobe a nota fiscal — assim que prestar o serviço, emite a nota onde você já emite hoje e sobe o arquivo em "+ Nota fiscal", dentro do serviço.

3. Ver em que pé está tudo de um cliente

Essa é a tela que responde a pergunta do dia a dia. Vá em Clientes e clique no nome da pessoa. Numa tela só aparece:

• tudo que já foi feito pra ela;
• o que está sendo produzido e em que etapa está;
• quanto ela já pagou;
• quanto falta receber;
• os pedidos de orçamento dela — feitos, não feitos e os que ainda estão na fila.

É pra isso que o sistema foi feito: parar de ter que perguntar pra alguém.

3b. O resumo das 7h no WhatsApp

Todo dia às 7h (segunda a sábado) o sistema manda pro WhatsApp do Pedro Henrique um resumo do que está pendente: orçamento a fazer, atrasado, visita do dia, orçamento começado e não enviado, serviço atrasado. Dia sem pendência, não manda nada. A mensagem sai do WhatsApp do escritório — pra isso ele precisa estar conectado ao sistema, igual ao WhatsApp Web.

Em Sistema → WhatsApp dá pra ver se está conectado. Se aparecer Desconectado (trocou de celular, desconectou o aparelho sem querer): "Conectar o WhatsApp do escritório" mostra um QR; no celular do escritório, ⋮ → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho e aponte a câmera. O QR se renova sozinho. A tela avisa quando conectar. (Sem câmera: "Conectar com número de telefone" e digitar o código que aparece embaixo do QR.) "Enviar o resumo agora" manda o de hoje na hora, pra conferir que está chegando.

4. Subir arquivo: foto, vídeo, desenho, nota, contrato, documento

Serve PDF, foto e vídeo tirados do celular (até 100 MB cada). O arquivo fica guardado no lugar a que ele pertence — não existe uma "pasta de arquivos" solta. Foto e vídeo aparecem como miniatura; clicou, abre no tamanho real.

Pode mandar a foto do jeito que o celular tirou. O sistema encolhe sozinho antes de guardar: a foto some de 5 MB pra menos de 500 KB e continua nítida quando você abre. O vídeo é compactado depois que chega — sobe na hora e o tamanho cai sozinho em alguns minutos. Você não precisa fazer nada, nem reduzir foto por fora.

• No pedido de orçamento — foto do lugar tirada na visita, antes de orçar. Vai junto quando o pedido vira orçamento.
• No orçamento — foto do local, vídeo, o desenho feito na folha. Tipo "Desenho / projeto" pra croqui e projeto. Tudo isso aparece depois no serviço.
• No serviço — nota fiscal do serviço prestado, foto da peça pronta e da instalação.
• No cliente — contrato, documento, relação de papéis daquele cliente.
• No funcionário — RG, CPF, carteira de trabalho, contrato, exame (ASO), certificado de NR, e nota fiscal de quem é prestador.
• Na conta a pagar — a nota que o fornecedor mandou junto com a compra.

O botão fica no alto da ficha: "+ Foto / arquivo" (orçamento, serviço, módulo), "+ Documento" (cliente, funcionário) ou "+ Nota fiscal" (serviço). Na conta a pagar, é o link na coluna NF da própria linha. No celular, o botão de escolher arquivo oferece a câmera ou a galeria — dá pra tirar a foto na hora.

5. Pessoal: quem entra e quem sai

Na tela Pessoal:

• Contratou alguém? "+ Admitir". Nome, função, tipo de vínculo e a data de entrada.
• Alguém saiu? Abre a ficha da pessoa e usa "Registrar movimento" → Desligamento, com a data e o motivo.

Quem já trabalhou não é apagado. Quem sai deixa de aparecer na lista do dia a dia, mas a ficha e o histórico continuam guardados — se um dia precisar provar alguma coisa, está lá. (Só um cadastro feito por engano, sem documento e sem movimento, tem "Apagar".)

6. Dinheiro

Na tela Dinheiro:

• Contas a pagar — o que a serralheria deve, com vencimento. O que vence na semana aparece na tela Hoje.
• Entrou × saiu no mês — e o saldo entre os dois.
• Ticket médio dos serviços abertos no mês e a parte dos orçamentos que foi aprovada.

Quem manda no sistema (Pedro Henrique e Emanuelly) tem também duas abas a mais. Histórico: tudo que foi criado, alterado ou apagado, com quem fez e quando — "Emanuelly editou o serviço OS 12", "Pedro Henrique marcou como pago o recebimento…". Cada ficha (cliente, orçamento, serviço, funcionário) também mostra no pé o "Quem mexeu" só dela. Acessos: lista das pessoas, quando cada uma entrou pela última vez, e o botão de redefinir senha.

7. Módulos: um cadastro que vocês mesmos criam

O sistema nasceu com o que a serralheria usa hoje. Se amanhã fizer falta um cadastro de Fornecedores, de Ferramentas, de Veículos — o que for — não precisa pedir pra ninguém: no menu, em Cadastros, clique em "+ Criar módulo".

1. Dê o nome no plural (ex.: Fornecedores).
2. Escolha os campos. O primeiro é sempre o nome. Pra cada campo você diz o tipo (texto, número, dinheiro, data, telefone, sim/não ou uma lista de opções), se é obrigatório e se aparece na lista.
3. Clique em "Criar módulo". Ele já aparece no menu, no grupo Cadastros, igual a Clientes ou Pessoal.

Dentro do módulo funciona como o resto do sistema: "+ Novo" pra cadastrar, busca por qualquer palavra, clique no nome pra abrir a ficha, Editar, Apagar, "+ Foto / arquivo" pra anexar foto, vídeo ou PDF, "Quem mexeu" no pé da ficha e planilha pra Excel. A foto entra pela ficha: ao cadastrar, a ficha já abre; depois, clique no nome na lista. A última foto subida aparece ao lado do nome — pra Ferramentas, é a foto da ferramenta.

Errou um campo? "Ajustar campos", no alto da tela do módulo. Renomear mantém o que já foi preenchido; tirar um campo esconde o que estava nele (volta se você criar o campo de novo). Quer se livrar do módulo inteiro? No pé dessa mesma tela, "Apagar este módulo" — ou em "+ Criar módulo", "apagar" ao lado do nome.

8. Tirar os dados do sistema

Em Dinheiro, no pé da página, dá pra baixar tudo em planilha que abre no Excel: clientes, orçamentos, serviços, recebimentos, contas. Em Pessoal, no pé, a de funcionários e a de entradas e saídas. Cada módulo criado por vocês tem a sua planilha no pé da própria tela. Os dados são da serralheria e saem quando você quiser.

9. Se der problema

• Esqueceu a senha — peça pro Pedro Henrique ou pra Emanuelly. No menu Acessos, eles clicam em "Redefinir senha" e te passam uma senha temporária. Você entra com ela e o sistema pede pra você criar a sua.
• Quer trocar a senha — clique em "senha" no alto da tela, ao lado do seu nome.
• Tela escura ou clara — clique em "tema" no alto da tela. Automático segue o que o seu celular ou computador está usando; Claro e Escuro ficam fixos. A escolha é sua e vale em qualquer aparelho em que você entrar.
• A tela não abre ou trava — feche e abra de novo. Se continuar, avise a Jéssica com um print da tela.
• Computador que mais de uma pessoa usa — clique em "sair" quando terminar. O sistema lembra quem está logado por 30 dias; se você não sair, o próximo que sentar vai mexer com o seu nome — e o quadro vai dizer que foi você que moveu.
• Lançou errado — tudo tem botão Editar (orçamento, serviço, recebimento, conta, cliente, funcionário, registro de módulo) e Apagar. Apagar um cliente leva junto os orçamentos e serviços dele, mesmo os que estão em produção. A única trava é dinheiro que já entrou: serviço ou cliente com recebimento pago não se apaga — aí edita. Funcionário só se apaga se nunca foi usado; quem já trabalhou se desliga. Documento e nota: apaga e sobe de novo.
• Digitou valor com vírgula — pode. "4.850,50", "4850,50" ou "4850.50", o sistema entende os três.
• Errou a senha muitas vezes — depois de 5 erros seguidos o sistema trava aquele usuário por 1 minuto (e dobra a cada erro a mais). É proteção, não defeito. Espere e tente de novo, ou peça pro Pedro redefinir.

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